Comunitats de Propietaris i Administradors de Finques davant el RGPD.

Es fa imprescindible disposar d’un Coordinador de Protecció de Dades.

Les comunitats són responsables dels seus tractaments (propietaris, professionals, industrials, treballadors …) i, en cas de tenir un administrador de finques , aquest actuarà com a encarregat, havent de disposar del corresponent contracte com a responsable del tractament. No tenir al dia la implantació de l’RGPD i altres normatives relacionades, comporta responsabilitat legal per part dels dos (Comunitat i Administrador). Procedir o no a la implantació de la normativa, ja no és una opció, cal complir.

Des del 25 de maig de 2018 és aplicable el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) , que introdueix nombroses novetats sobre el tractament de les dades personals tant pel que fa a les obligacions de responsables i encarregats com en els drets de els afectats. 

Pel que fa a la incidència del RGPD a les comunitats de propietaris, hem de partir en primer lloc, que les comunitats són responsables dels seus tractaments i, en cas que hi hagi un administrador de finques, aquest actuarà com a encarregat dels mateixos.

En aquest sentit, els tractaments més comuns solen ser:

  • Propietaris : en el qual es tractaran totes les dades relatives dels propietaris en relació amb la gestió de la pròpia comunitat, i atenent al contingut que recull la Llei de Propietat Horitzontal.
  • Videovigilància : l’ús ha de ser autoritzat per la pròpia comunitat seguint les regles que sobre això estableix l’esmentada Llei de Propietat Horitzontal.
  • Industrials : en el qual es tractaran totes les dades relatives a les persones (treballadors autònoms) contractades externament per prestar serveis de manteniment, reparació i entre d’altres.
  • Professionals : en el qual es tractaran totes les dades relatives als professionals (PF) contractats externament per a prestar serveis de gestió o consultoria (administradors, assessories, advocats, arquitectes, entre d’altres).
  • Treballadors : en el cas que la comunitat tingui contractat personal per compte d’altri (règim general de la S. Social), per a la realització de treballs estables.

Quan hi ha una relació entre un responsable i un encarregat , el Reglament General de Protecció de Dades estableix en el seu article 28 que el tractament que dugui a terme l’encarregat s’ha de regir per un contracte o acte jurídic amb un determinat contingut que estableix l’esmentada norma . Per exemple, s’inclourà que tractarà les dades únicament seguint les instruccions del responsable, o que adoptarà les corresponents mesures de seguretat.

Per tant, un primer efecte de l’aplicació del Reglament General de Protecció de Dades és que en els contractes signats entre les comunitats de propietaris amb els administradors de finques que els presten els seus serveis, pel que fa a la protecció de dades, han d’aparèixer les clàusules que contempla l’article 28 anteriorment citat. 

D’altra banda, amb el RGPD ha desaparegut la obligació d’inscriure fitxers a la AEPD. No obstant això, ha estat substituïda per l’anomenat Registre d’Activitats de Tractament (aquí es pot consultar i de l’AEPD) , tant per part de les comunitats de propietaris com per part dels administradors de finques. Es tracta d’un document intern, que no cal enviar, però que estarà a disposició de l’AEPD. Aquest registre ha de reflectir, per exemple, les finalitats del tractament, les categories d’interessats i categories de dades personals, o si hi ha cessions a tercers.

En el supòsit dels administradors de finques , també hauran de comptar amb el propi registre d’activitats, aquests en relació amb les comunitats de propietaris a les que presten els seus serveis (entre tota la resta).

Hi ha dos aspectes primordials que atenent a la nova regulació cal aclarir:

  • En primer lloc, el RGPD estableix diversos supòsits que legitimen el tractament de les dades personals : consentiment (que ha de ser mitjançant una acció afirmativa); execució d’un contracte; compliment d’una obligació legal; missió d’interès públic o exercici de poders públics. 

En el cas de les comunitats de propietaris, la legitimació per al tractament dels mateixos no deriva de l’existència que hagin prestat el consentiment previ, sinó amb base en el compliment d’una obligació legal (el contingut de la Llei de Propietat Horitzontal). És a dir, amb l’aplicació del RGPD no cal sol·licitar consentiment dels propietaris per tractar les seves dades personals, ja que la legitimació esdevé d’aquest compliment legal que s’ha citat anteriorment. Igual passarà amb l’ús de la videovigilància. Tampoc es tracta d’un supòsit en què operi el consentiment sinó l’exercici d’una missió d’interès públic com és garantir la seguretat de persones, béns i instal·lacions. O, en el cas que existeixin tractaments en relació a personal contractat per la comunitat, el tractament de les dades tampoc opera el consentiment, sinó l’execució d’un contracte.

  • En segon lloc, el RGPD, en el seu article 13, ha ampliat el contingut del dret d’informació en la recollida de les dades personals, ja que s’ha de facilitar més informació al respecte, com la possibilitat de reclamar davant l’Autoritat de Protecció de Dades o el termini de conservació de les dades. 

Si en la recollida de dades personals produïda amb anterioritat al RGPD s’hagués donat compliment al dret d’informació de la LOPD, no cal que ara es torni a informar amb el contingut que sobre això estableix el Reglament. És a dir, aquest precepte relatiu al dret d’informació en la recollida de dades personals no s’aplica de forma retroactiva.

Sí s’ha de facilitar el nou contingut del dret d’informació d’acord amb el RGPD, en la recollida de dades personals, a partir del 25 de maig de 2018, que havien estat objecte de tractament fins a la data. També s’ha d’actualitzar el cartell de videovigilància i la resta d’informació a facilitar.

Una altra de les qüestions que ha modificat el RGPD és la seguretat, ja que es parteix de la realització inicial d’un ANÀLISI DE RISCOS dels tractaments, i en funció del seu resultat, adoptar les mesures de seguretat. Segons la sensibilitat del tractament, serà també necessària realitzar l’AVALUACIÓ D’IMPACTE.

Finalment, indicar que en les comunitats de propietaris és imprescindible disposar d’un Coordinador de la Protecció de Dades, responsable del control i compliment de la implantació.

Articles relacionats...

Relacions Laborals

Tothom a fitxar!

Tots els treballadors hauran de tornar a fitxar quan comencin o acabin el seu torn de feina, independentment del seu horari de treball i de les hores que hi dediquin.

Llegir més »
Autònoms i Emprenedors

TARIFA PLANA PER AUTÒNOMS SOCIETARIS

L’autònom societari té el dret a pagar la tarifa planadels autònoms.Davant la recent doctrina jurisprudencial, la Tresoreria General de laSeguretat Social (TGSS) ha hagut de modificar el criteri que tenia

Llegir més »
Aquesta web està feta per a tu amb molt

Lekuona Assessors 2018

Aquesta web està feta per a tu amb molt

Lekuona Assessors 2018